பெரும்பாலான நவீன வணிகங்கள் தகவல் தொடர்புக்காக மின்னஞ்சல்களை நம்பியுள்ளன. மின்னஞ்சல்களுக்கான அணுகலை இழப்பது அல்லது மோசமான முழு மின்னஞ்சல் கணக்குகள் பேரழிவை ஏற்படுத்தும். உங்கள் அவுட்லுக் மின்னஞ்சல்களை காப்புப் பிரதி எடுப்பது, உங்கள் சாதனத்தில் பல இடங்களில் மின்னஞ்சல்கள் சேமிக்கப்பட்டு, எளிதில் தொலைந்து போகாது என்பதை அறிந்து மன அமைதியைப் பெறுவதற்கான சிறந்த வழிகளில் ஒன்றாகும்.
இந்தக் கட்டுரையில், அவுட்லுக் மின்னஞ்சல்களை சில வெவ்வேறு வழிகளில் காப்புப் பிரதி எடுப்பது எப்படி என்பதை விளக்குவோம்.
அனைத்து அவுட்லுக் மின்னஞ்சல்களையும் காப்புப் பிரதி எடுப்பது மற்றும் ஏற்றுமதி செய்வது எப்படி
உங்கள் Outlook மின்னஞ்சல்கள் அனைத்தையும் காப்புப் பிரதி எடுப்பதற்கான விரைவான வழிகளில் ஒன்று அதன் ஒருங்கிணைந்த .pst கோப்பு வடிவத்தைப் பயன்படுத்துவதாகும். மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக் மற்றும் மைக்ரோசாஃப்ட் எக்ஸ்சேஞ்ச் மின்னஞ்சல்கள், தொடர்புத் தகவல் மற்றும் முகவரிகள் மற்றும் காலெண்டர் நிகழ்வுகளைச் சேமிக்க PST கோப்புகளைப் பயன்படுத்துகின்றன. உங்கள் தற்போதைய Outlook மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் தொடர்புத் தகவலுக்கான காப்புப்பிரதியாக நிலையான PST கோப்பு பயன்படுத்தப்படலாம், மேலும் Outlook அதை ஆஃப்லைனில் அணுக முடியும்.
உங்கள் மின்னஞ்சல்களை .pst கோப்பில் காப்புப் பிரதி எடுப்பது எப்படி என்பது இங்கே:
- உங்கள் அவுட்லுக்கைத் திறந்து, "கோப்பு" என்பதை அழுத்தவும்.
- மெனுவில், "திறந்து ஏற்றுமதி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- "இறக்குமதி/ஏற்றுமதி" பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.
- கணினி உங்கள் முதன்மை அவுட்லுக் திரைக்குத் திரும்பி, ஏற்றுமதி செயல்முறையின் மூலம் உங்களுக்கு வழிகாட்ட, இறக்குமதி/ஏற்றுமதி வழிகாட்டியை பாப் அப் செய்யும்.
- வழிகாட்டியில், பட்டியலில் இருந்து "கோப்புக்கு ஏற்றுமதி" விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுத்து, "அடுத்து" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- கோப்பு வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கும்படி கேட்கும் போது "அவுட்லுக் டேட்டா கோப்பு (.pst)" என்பதைத் தேர்வுசெய்து, "அடுத்து" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- ஏற்றுமதி செய்வதற்கான கோப்புறைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கும்படி கேட்கப்படுவீர்கள். தொடர்புகள் மற்றும் கேலெண்டர் தரவு உட்பட அதனுடன் தொடர்புடைய அனைத்து கோப்புறைகளையும் ஏற்றுமதி செய்ய உங்கள் மின்னஞ்சல் கணக்கைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். உங்கள் தேர்வில் நீங்கள் மகிழ்ச்சியாக இருக்கும்போது "அடுத்து" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- காப்புப் பிரதி கோப்பு சேமிக்கப்பட்டுள்ள முகவரிப் பாதையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பாதையை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள், எனவே நீங்கள் அதை பின்னர் அணுகலாம்.
- கோப்பின் பெயரை (பாதையின் கடைசி பகுதி) மாற்றுவது நல்லது. இயல்பாக, இது "backup.pst."
- நீங்கள் காப்புப் பிரதி கோப்பை இயல்புநிலை பாதையில் சேமித்தால், நகல் உருப்படிகள் வேண்டுமா என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- (விரும்பினால்) "பின்" பொத்தானைப் பயன்படுத்தி, கோப்புறைத் தேர்வை மாற்ற, முந்தைய உரையாடல்களுக்குச் செல்லலாம்.
- ஏற்றுமதி செயல்முறையைத் தொடங்க "முடி" என்பதை அழுத்தவும்.
- கடவுச்சொல்லை உருவாக்க Outlook உங்களைத் தூண்டும். பாதுகாப்பு காரணங்களுக்காக இது முக்கியமானதாக இருக்கலாம், ஆனால் நீங்கள் கடவுச்சொல்லை உள்ளிட வேண்டியதில்லை.
- கோப்பு பாதைக்காக நீங்கள் குறிப்பிட்ட இடத்தில் பிரித்தெடுக்கப்பட்ட கோப்பைக் காணலாம். நீங்கள் இப்போது கோப்பை வேறு இடத்திற்கு நகர்த்தலாம் அல்லது நகலெடுக்கலாம்.
ஏற்றுமதி செய்யப்பட்ட அவுட்லுக் மின்னஞ்சல்களை எவ்வாறு அணுகுவது
நீங்கள் கோப்புகளை ஏற்றுமதி செய்தவுடன், பின்னர் அவற்றை எவ்வாறு அணுகுவது என்று நீங்கள் யோசித்துக்கொண்டிருக்கலாம். அவுட்லுக் காப்புப்பிரதிகளைத் திறப்பதை எளிதாக்குகிறது மற்றும் உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சேமிக்கப்பட்ட நேரப் புள்ளியில் மீட்டெடுக்கிறது. நீங்கள் செய்ய வேண்டியது இங்கே:
- காப்பு கோப்பைக் கண்டறியவும். அதன் இருப்பிடம் மற்றும் கோப்பு பாதையை கவனியுங்கள்.
- அவுட்லுக்கைத் திறக்கவும்.
- "கோப்பு" என்பதை அழுத்தவும், பின்னர் "திறந்து ஏற்றுமதி" என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
- வலதுபுறத்தில் உள்ள மெனுவில், "Open Outlook Data File" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- இது கோப்பு எக்ஸ்ப்ளோரரைத் திறக்கும். காப்பு கோப்புக்குச் செல்லவும். அதைக் கிளிக் செய்து, "திற" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- கணினி உங்களை முதன்மை அவுட்லுக் திரைக்குத் திருப்பிவிடும்.
- இடதுபுறத்தில் உள்ள வழிசெலுத்தல் மெனுவில், "அவுட்லுக் தரவு" பார்க்கும் வரை கீழே உருட்டவும். இந்த வகை காப்புப் பிரதி கோப்பிலிருந்து மீட்டெடுக்கப்பட்ட உருப்படிகளைக் கொண்டுள்ளது.
- வகை அசல் வடிவமைப்பு மற்றும் கோப்புறை அமைப்புகளைப் பாதுகாக்கிறது.
- மின்னஞ்சல்களை மற்ற கோப்புகளுக்கு நகர்த்த நீங்கள் இழுத்து விடலாம்.
இப்போது உங்கள் காப்புப் பிரதி மின்னஞ்சல்களுக்கான அணுகல் உள்ளது.
ஒரு அவுட்லுக் மின்னஞ்சலை எவ்வாறு விரைவாகச் சேமிப்பது
சில நேரங்களில், உங்களுக்கு ஒன்று அல்லது சில குறிப்பிட்ட மின்னஞ்சல்கள் மட்டுமே தேவைப்படும்போது, எல்லா மின்னஞ்சல்களையும் சேமித்து, அவுட்லுக்கை மீண்டும் திறக்கும் தொந்தரவை நீங்கள் விரும்பவில்லை. அதிர்ஷ்டவசமாக, Outlook இலிருந்து ஒரு மின்னஞ்சலைச் சேமிக்க சில விரைவான தீர்வுகள் உள்ளன.
முறை 1 - நேரடியாக ஒரு கோப்புறையில் சேமிக்கவும்
- அவுட்லுக்கைத் திறக்கவும்.
- கோப்பு எக்ஸ்ப்ளோரரைத் திறந்து, மின்னஞ்சலைச் சேமிக்க விரும்பும் இடத்திற்குச் செல்லவும். நீங்கள் Outlook மற்றும் File Explorer இரண்டையும் சாளர பயன்முறையில் வைத்து எளிதாக அணுகுவதற்கு அவற்றை நகர்த்த வேண்டும்.
- Outlook இலிருந்து நீங்கள் சேமிக்க விரும்பும் மின்னஞ்சலை கோப்புறைக்கு இழுக்கவும்.
- Outlook தானாகவே மின்னஞ்சலை "Outlook Item" வடிவத்தில் சேமிக்கும்.
- அவுட்லுக்கில் திறக்க சேமித்த மின்னஞ்சலை இருமுறை கிளிக் செய்யவும்.
முறை 2 - TXT அல்லது HTML ஆக சேமிக்கவும்
- Outlook இல் நீங்கள் சேமிக்க விரும்பும் மின்னஞ்சலைத் திறக்கவும்.
- "கோப்பு" என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து, "இவ்வாறு சேமி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- கோப்பு எக்ஸ்ப்ளோரர் பாப் அப் செய்யும். மின்னஞ்சலைச் சேமிக்க விரும்பும் பாதையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். கோப்பு எக்ஸ்ப்ளோரரின் கீழே, "வகையாகச் சேமி" என்பதற்கு அடுத்துள்ள அம்புக்குறியைக் கிளிக் செய்யவும். .txt வடிவத்தில் சேமிக்க "உரை மட்டும்" அல்லது மின்னஞ்சலை .html கோப்பாகச் சேமிக்க "HTML" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- சேமித்தவுடன், மின்னஞ்சலை .txt இல் இருந்தால் உங்கள் உரை திருத்தியுடன் (நோட்பேட் போன்றவை) அணுகலாம் அல்லது .html ஆகச் சேமிக்கப்பட்டால் உங்கள் உலாவியை அணுகலாம்.
இந்த வழியில் மின்னஞ்சலைச் சேமிப்பது எந்த இணைப்புகளையும் சேமிக்காது, எனவே அவற்றைப் பதிவிறக்கம் செய்து, தேவைக்கேற்ப மறுபெயரிட்டு, பின்னர் அணுகுவதற்கு மின்னஞ்சலுடன் சேர்த்து சேமிக்கவும்.
முறை 3 - ஒரு படத்தைச் சேமிக்க திரைப் பிடிப்பைப் பயன்படுத்தவும்
மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கங்களை படமாகச் சேமிக்க திரைப் பிடிப்பு மென்பொருளையும் பயன்படுத்தலாம். மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கங்களை மற்ற தகவல் தொடர்பு வடிவங்களில் குறிப்பிடுவதற்கு இந்த முறை பயனுள்ளதாக இருக்கும், ஏனெனில் படங்கள் மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் பிற செய்திகளில் எளிதாகப் பின் செய்யப்படுகின்றன.
நீங்கள் விண்டோஸைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் எனில், ஸ்னிப்பிங் டூல் (பழைய சாதனங்களில்) மற்றும் ஸ்னிப் & ஸ்கெட்ச் எனப் பெயரிடப்பட்ட முன் நிறுவப்பட்ட ஸ்கிரீன் கேப்சர் மென்பொருளுடன் புதிய பதிப்புகள் வருகின்றன. மாற்றாக, உங்கள் விசைப்பலகையில் அச்சுத் திரை பொத்தானைப் பயன்படுத்தலாம், பின்னர் படத்தை பெயிண்டில் ஒட்டலாம்.
Mac சாதனங்களுக்கு, செயல்முறை ஒத்ததாகும். ஒருங்கிணைந்த ஸ்கிரீன் கேப்சர் அம்சத்தைத் திறக்க Ctrl + Command + 4 ஷார்ட்கட்டைப் பயன்படுத்தவும், பின்னர் அதைச் சேமிக்க மின்னஞ்சலில் ஒரு பகுதியை மறைப்பதற்கு தேர்வு குறுக்குவழியை இழுக்கவும்.
லினக்ஸைப் பொறுத்தவரை, மின்னஞ்சலைப் படமாகச் சேமிக்கப் பயன்படுத்தக்கூடிய, பதிவிறக்குவதற்குக் கிடைக்கும் ஸ்கிரீன் கேப்சர் மென்பொருளின் வகைப்படுத்தலைக் காணலாம். மாற்றாக, பயன்பாடுகள் > துணைக்கருவிகள் மெனுவில் க்னோம் அடிப்படையிலான மாதிரிகள் ஒருங்கிணைக்கப்பட்ட ஸ்கிரீன்ஷாட் பயன்பாட்டைக் கொண்டுள்ளன. சில Linux OS பதிப்புகள் Windows கணினிகளைப் போலவே உங்கள் கீபோர்டில் உள்ள Print Screen பட்டனுக்கு பதிலளிக்கும்.
அவுட்லுக்கில் அனைத்து மின்னஞ்சல் முகவரிகளையும் எப்படி ஏற்றுமதி செய்வது?
உங்கள் தொடர்புகள் பட்டியலை ஏற்றுமதி செய்ய விரும்பினால் (அதில் உங்கள் தொடர்புகளின் மின்னஞ்சல் முகவரிகள் மற்றும் பிற தகவல்கள் உள்ளன), நீங்கள் மின்னஞ்சல்களை எவ்வாறு ஏற்றுமதி செய்வீர்கள் என்பதைப் போன்ற படிகளைப் பயன்படுத்தலாம். இருப்பினும், தொடர்புத் தகவலை வேறொரு கோப்பு வடிவத்தில் சேமிக்க முடியும், இது மிகவும் பயனர் நட்பு மற்றும் விரைவான கையாளுதல் மற்றும் திருத்தத்திற்காக Excel இல் திறக்கப்படலாம். நீங்கள் செய்ய வேண்டியது இங்கே:
- அவுட்லுக்கைத் திறக்கவும்.
- கோப்பு > திற & ஏற்றுமதி > இறக்குமதி/ஏற்றுமதி என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- இறக்குமதி/ஏற்றுமதி வழிகாட்டியில், "கோப்பாக சேமி" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- கோப்பு வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கும்படி கேட்கும் போது, "கமாவால் பிரிக்கப்பட்ட மதிப்புகள் (.csv)" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- கோப்புறை தேர்வு மெனுவில், உங்கள் கணக்கின் கீழ் உள்ள "தொடர்புகள்" கோப்புறையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- கோப்பு பாதையை உறுதிப்படுத்தவும் அல்லது தேவைக்கேற்ப மாற்றவும். கோப்புக்கு விரும்பியபடி பெயரிடவும்.
- ஏற்றுமதி செயல்முறையைத் தொடங்க "முடி" என்பதை அழுத்தவும்.
- செயல்முறை முடிந்ததும் இறக்குமதி/ஏற்றுமதி உரையாடல் மூடப்படும்.
ஏற்றுமதி செய்யப்பட்ட .csv கோப்பை Excel இல் திறக்கலாம். இது தொடர்புத் தகவலுடன் ஒரு பெரிய அட்டவணையைக் காண்பிக்கும். உங்களிடம் நிறைய வெற்று செல்கள் இருக்கலாம், இது முற்றிலும் இயல்பானது. தரவைத் திருத்த நீங்கள் Excel ஐப் பயன்படுத்தலாம், இருப்பினும் கூடுதல் உள்ளடக்கத்தை வைப்பது அவுட்லுக்கிற்குப் படிக்க முடியாமல் போகலாம், பின்னர் நீங்கள் கோப்பை இறக்குமதி செய்ய வேண்டும்.
தொடர்புத் தகவலை இறக்குமதி செய்ய இந்தக் கோப்பை மற்றொரு சாதனத்தில் அல்லது மின்னஞ்சல் சேவையில் பயன்படுத்தலாம்.
எனது கணினியில் பல அவுட்லுக் மின்னஞ்சல்களை எவ்வாறு சேமிப்பது?
நீங்கள் ஒரே நேரத்தில் ஒன்றுக்கும் மேற்பட்ட மின்னஞ்சல்களைச் சேமிக்க விரும்பினால், ஆனால் உங்கள் முழு மின்னஞ்சல் நூலகமும் தேவையில்லை என்றால், ஒரே நேரத்தில் சேமிக்க சில மின்னஞ்சல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க ஒரு வழி உள்ளது. நீங்கள் செய்ய வேண்டியது இங்கே:
- அவுட்லுக்கைத் திறக்கவும்.
- நீங்கள் சேமிக்க விரும்பும் மின்னஞ்சல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். Ctrl ஐ அழுத்திப் பிடித்து, ஒரு நேரத்தில் அஞ்சல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க அவற்றைக் கிளிக் செய்யவும் அல்லது முதல் மற்றும் இரண்டாவது கிளிக்கிற்கு இடையே ஒரு தொகுதி மின்னஞ்சல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க Shift ஐ அழுத்திப் பிடிக்கவும்.
- கோப்பு > இவ்வாறு சேமி என்பதற்குச் செல்லவும்.
- உரையாடல் பெட்டியில், நீங்கள் மின்னஞ்சல்களைச் சேமிக்க விரும்பும் கோப்புறைக்குச் சென்று, நீங்கள் விரும்பும் கோப்பைப் பெயரிட்டு, சேமிப்பதற்கான வடிவமைப்பாக "உரை மட்டும்" என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- அவுட்லுக் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட அனைத்து மின்னஞ்சல்களையும் ஒரே .txt கோப்பில் சேமிக்கும். அவற்றை அணுக உங்கள் உரை திருத்தியைப் பயன்படுத்தலாம்.
தனித்தனி .txt கோப்புகளில் அவற்றைச் சேமிக்க விரும்பினால், ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் தனித்தனியாகச் சேமிக்க வேண்டும். ஆன்லைனில் கிடைக்கும் கூடுதல் Outlook செருகுநிரல்கள் மின்னஞ்சல்களை தனித்தனி .txt அல்லது மாற்று கோப்பு வடிவங்களில் சேமிக்க இந்த அம்சத்தை நீட்டிக்க முடியும்.
அவுட்லுக்கில் ஒரு புதிய தோற்றம்
Outlook இன் ஒருங்கிணைந்த ஏற்றுமதி அம்சம் மூலம், உங்கள் மின்னஞ்சல் கணக்கிற்கான அணுகலை இழந்தால், கடவுச்சொல்லை இழந்ததாலோ அல்லது ஹேக் செய்யப்பட்டதாலோ மின்னஞ்சல்களை காப்புப் பிரதி எடுத்து மீட்டெடுக்கலாம். ஆன்லைன் தகவல்தொடர்பு மிகவும் பரவலாக இருப்பதால், மின்னஞ்சல்களை காப்புப் பிரதி எடுப்பதற்கு உங்கள் நேரத்தை சில நிமிடங்களாக எடுத்துக்கொள்வது, தொலைந்த கோப்புகளின் மீது துருப்பிடிக்கும் தலைவலியைக் காப்பாற்றும்.
Outlook மின்னஞ்சல்களை எவ்வளவு அடிக்கடி ஏற்றுமதி செய்கிறீர்கள்? கீழே உள்ள கருத்துகள் பிரிவில் எங்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்.
